BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER

Den 25 maj 2018 kommer den nya dataskyddsförordningen (även kallad GDPR – General Data Protection Regulation) att ersätta den svenska personuppgiftslagen. Här kan du läsa om hur Koggbron Fastigheter AB hanterar dina personuppgifter och vilka rättigheter du som registrerad har.

 

Information om behandling av personuppgifter
Vi behandlar personuppgifter när du söker en bostad hos oss, när du blir hyresgäst hos oss och även en tid efter att du varit hyresgäst hos oss. Din integritet är viktig för oss och vi vill här informera dig om hur vi behandlar dina personuppgifter. En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som person, till exem­pel namn, adress, tele­fonnummer, e-postadresser etc.

Personuppgiftsansvarig
Koggbron Fastigheter AB, 556605-4259, Drottninggatan 150, 254 33 Helsingborg, är personuppgiftsansvarig för be­handling av dina personuppgifter som vi själva gör eller annat företag gör på vårt uppdrag.

När du söker en bostad hos oss
När du söker en bostad hos oss samlar vi in och behandlar personuppgifter för att administrera din intresseanmälan. Den lagliga grunden för behandlingen är att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter.

De personuppgifter som vi behandlar är de uppgifter som du lämnar i samband med din intresseanmälan, till exempel namn, personnummer, telefonnummer, e-postadress, typ av inkomst, familjeförhållanden, hur många som ska bo i lägenheten, eventuella husdjur samt referensuppgifter till nuvarande hyresvärd.

Uppgifterna ligger kvar så länge du står i vår kö. Om du inte önskar stå kvar i kön kan du begära att vi rensar bort och raderar dina personuppgifter.

När du erbjuds en bostad hos oss
När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Då behöver vi till exempel uppgifter om din ekonomi, din anställning och hur du har skött tidigare boen­den och hyresinbetalningar.  Detta innebär att vi gör en kreditupplysning, och hämtar uppgifter från inkassobolag samt Kronofogdemyndigheten. Vi behandlar också anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från de referenspersoner som du lämnat till oss. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna. Om du erbjuds en studentbostad kommer vi att behandla antagningsbesked, kårmedlemskap eller andra intyg som styrker att du kommer att studera under hyrestiden.

Denna behandling gör vi för att kunna administrera din ansökan och kontrollera att du uppfyller våra krav. Den lagliga grunden för behandlingen är att ett avtal ska träffas mellan oss.

Vi sparar dina uppgifter så länge de är rele­vanta och aktuella. Kreditupplysningar, uppgif­ter från inkassobolag och myndigheter, som vi har samlat in för att godkänna dig som hyresgäst, sparar vi inte. Om du blir nekad en bostad hos oss på grund av att vi inte kan godta dig som hyresgäst kommer vi dock att bevara dina personuppgifter i tre månader efter av­slagsbeslutet.

Under hyresförhållandet
När du blir hyresgäst hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kun­na fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyres­förhållandet behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten/värme, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver.

Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du bor i en studentbostad kommer vi till exempel att kon­trollera att du studerar. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana.

Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig. Denna behandling är nöd­vändig för vårt berättigade intresse att utveckla och förbättra produkter och tjänster samt behålla en god kundkontakt med dig som hyresgäst.

Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det till exempel förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnd eller andra berörda myndigheter.

Vi kan komma att anlita personuppgifts­biträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan till exempel gälla en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet, ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett in­kassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-­system. Vid anlitande av personuppgiftsbiträde säkerställer vi alltid att de endast behandlar personuppgifterna i enlighet med våra instruktioner och för berättigade ändamål.

Vi lämnar också ut dina person­uppgifter när det följer av lag eller myndighets­beslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.

Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta. Ett borgensåtagande, beslut om förvaltare eller god man raderar vi två år efter åtagandet eller beslutet har upphört att gälla.

När hyresförhållandet är slut
Vi kommer att gallra och rensa dina personuppgifter när ditt avtal med oss har upphört.  Vissa uppgifter måste vi dock spara i minst två år därefter, till exempel hyresavtalet, beslut från socialnämnd och studieintyg. Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, till exempel betalningar, kommer vi att spara i sju år inklusive innevarande år.

Dina rättigheter
Du har rätt att få ta del av de personuppgifter som vi har om dig. Detta gör du genom att begära att få ett registerutdrag.

Om du upplever att dina personuppgifter används på ett felaktigt sätt av oss så har du när som helst rätt att göra invändningar mot den behandling som sker.

Du har rätt att få felaktiga upp­gifter rättade. Du har rätt att kräva att vi begränsar vår behandling av dina personupp­gifter om du till exempel anser att de inte är korrekta.

Du får gärna kontakta oss med frågor eller klagomål som rör behandlingen av dina personuppgifter. Du har även alltid rätt att framföra klagomål om behandlingen av dina personuppgifter till Datainspektionen.

Kontakta oss
Om du har några frågor eller funderingar om behandlingen av dina personuppgifter, hör gärna av dig till oss.

Koggbron Fastigheter AB
Drottninggatan 150, 254 33 Helsingborg
Tel. 0771-19 55 19
E-post: info@koggbron.se

EnglishSwedish